Jeder dritte Marketing-Euro fließt in Events und Messen - Trend zu kleineren Veranstaltungen.

Eine fast einhellig optimistische Zukunftsvoraussage, eine zunehmende Bedeutung für die Branche, ein Trend zur intimeren Veranstaltung: Das sind die Ergebnisse einer Event-Umfrage von Pressetext Marketingservices und Casinos Austria. Die erste Studie dieser Art war überraschend erfolgreich, so Pressetext- Geschäftsführer Wilfried Seywald, "obwohl wir bei der Online- Befragung sehr strenge Kriterien angelegt haben. Leute, die nicht adäquat geantwortet oder ihre Daten nicht freigegeben haben, wurden in der Auswertung erst gar nicht berücksichtigt." Befragt wurden insgesamt 990 Unternehmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz, die, so Seywald, "Marketing- und Kommunikationsverantwortliche aus kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) quer durch alle Branchen" sind. Demnach werde die Bedeutung von Events weiterhin zunehmen, zeigten sich zwei Drittel der Befragten überzeugt. Nur vier Prozent behaupten das Gegenteil. 66% nützen die Veranstaltungen in erster Linie zur Förderung von persönlichen Kontakten.

Mehr und weniger

"Durch die elektronische Kommunikation werden persönliche Netzwerke perfekt ergänzt", erläutert dazu Bernd Wollmann, Leiter der Abteilung Marketing/New Media bei Casinos Austria und Umfrage- Partner von Pressetext. Man wollte das "Stimmungsbild der Branche" erheben, so Wollmann, und einmal auch eine Außenansicht der Branche darlegen. Wollmann zeigt sich durchaus aufgeschlossen bezüglich einer Fortführung solcher Umfragen, um hier wichtige Trends herauslesen und daraus die passenden Maßnahmen ableiten zu können.

Die Event-Budgets bewegen sich laut der Umfrage zu drei Viertel unter 50.000 EUR pro Jahr, während davon wiederum knapp 50% sogar weniger als 10.000 EUR jährlich für Firmen-Veranstaltungen ausgeben. Im Vergleich zu anderen Marketing- Maßnahmen wird den Veranstaltungen jedoch von den Befragten eine hohe Bedeutung beigemessen: Mit 25% des Marketings- Budgets ist der Event-Anteil in diesem Kuchen das größte Stück, noch vor PR (17%) oder klassischer Werbung (16%). Werden die Messeauftritte hinzugerechnet, nimmt das Veranstaltungs-Budget der Befragten sogar einen Anteil von 38% ein. Vier Punkte stechen bei der Bewertung der wichtigsten Faktoren für Events besonders hervor: In erster Linie (von 62%) genannt wurde die Location. Für 53% bedeutend ist der "rote Faden", das Eventprogramm sowie das Catering. Für 49% entscheidet die Stimmung bei dem Event über Erfolg oder nicht. Überrascht zeigt sich Wollmann angesichts der Quote jener, die die Technik als wichtiges Kriterium nannten: ganze 7%.

Mundpropaganda

Dass sich für die Veranstaltungsorte hier ein breites Betätigungsfeld auftut, um ihre Location bekannt zu machen, untermauert der Umstand, dass sich 85% der Befragten bei der Suche nach einem geeigneten Event-Raum nach Mundpropaganda richten. Dadurch würden Suchmaschinen und Event-Plattformen "für die Bewerbung von Locations und Dienstleistern" einen höheren Stellenwert gewinnen, so Seywald. Und Bernd Wollmann resümiert: "Event-Veranstalter können sich nicht mehr auf eine Kommunikationsschiene alleine verlassen. Um erfolgreich zu sein, müssen sie integrierte Kommunikation beherrschen.

Nicht nur die niedrigen, tagesaktuell recherchierten Hotelpreise sprechen für das Geschäftsmodell der AVANTEL Hotel Reservierung GmbH, sondern ebenso das komfortable Procedere der Buchung. Mithilfe der "AVANTEL Premium-Card" lassen sich Suche und Buchung passender Übernachtungsmöglichkeiten deutlich vereinfachen. Periodische Sammelrechnungen und vorher festgelegte Budgets sind nur Beispiele für den Effizienzgewinn, den die AVANTEL-Kunden erzielen.

Mit der "AVANTEL Premium-Card" präsentiert das Aachener Unternehmen ein perfekt auf die Bedürfnisse der Kunden zugeschnittenes Buchungssystem für Hotels, das Schluss macht mit zeitund kostenintensiven Recherchen. Der Weg zur "AVANTEL Premium-Card" ist denkbar einfach: Nach der Anmeldung legen die Kunden via Internet personenbezogene Budgets und Benefits für die Mitarbeiter an. Im Bedarfsfall wird noch eine Budget-obergrenze für einen bestimmten Zeitraum vereinbart.

Der Buchungsstand lässt sich komfortabel im Internet abfragen, wobei der Schutz der Daten jederzeit gewährleistet ist. An Detailinformationen lassen sich u. a. Daten über die in definierten Zeiträumen angefallenen Kosten, die zuletzt getätigten Buchungen, die aktuellen Budgetgrenzen und die Benefits abfragen.

Nach der erfolgreich durchgeführten Anmeldung erhalten die Mitarbeiter eine persönliche "AVANTEL Premium- Card" und sind so berechtigt, über E-Mail oder Hotline eine Buchungsanfrage bei AVANTEL zu starten, woraufhin der Dienstleister tagesaktuell unter Berücksichtigung des individuellen Reisebudgets die günstigsten Hotelangebote recherchiert. Die Buchungsbestätigung erfolgt mittels E-Mail oder SMS. Im Hotel angekommen, legen die Mitarbei-Reservierungster lediglich ihre "AVANTEL Premium-Card" vor. "Durch die "AVANTEL Premium- Card" werden alle Verbindlichkeiten des Buchenden abgeglichen", macht Geschäftsführer Volker Nonn deutlich. "Mit der Kartennummer sind sowohl die Kundenunternehmen als auch die betreffenden Mitarbeiter in der Lage, die Buchungsvorgänge zu überprüfen. Wenn er ein Limit von 60 Euro hat und günstiger übernachtet, kann er bei einer der folgenden Übernachtungen eine teurere Unterkunft wählen."

Die Rechnungsstellung erfolgt periodisch. Die mit der Zeit gewonnenen statistischen Informationen versetzen AVANTEL in die Lage, optional noch günstigere Konditionen für die Kunden aushandeln zu können. Des Weiteren erarbeitet das AVANTEL-Team Optimierungsvorschläge für künftige Buchungsvorgänge.

Die Idee zu AVANTEL kam Gründer Volker Nonn Ende der 90er Jahre. "Damals haben wir uns hauptsächlich mit Reservierungen für Künstler beschäftigt", führt Volker Nonn aus. "In dem Geschäftsfeld sind wir auch heute noch aktiv und gelten auf diesem Gebiet als Top- Adresse. Das Reservierungster modell haben wir dann auf andere Branchen und Nutzergruppen ausgedehnt und zum Beispiel einen Messereservierungsservice hinzugenommen. Unter anderem wird das McCormick Place Convention Center, ein internationaler Messeplatz in Chicago, von uns bearbeitet. Mittlerweile verschiebt sich der Schwerpunkt mehr und mehr in Richtung Asien. Hierfür bietet unsere Konferenz & Kongress-Sparte die Möglichkeit, Kontingente einzukaufen und zentral abzurechnen."

Vervollständigt wird das Angebot der AVANTEL Hotel Reservierung GmbH, die 26 Mitarbeiter beschäftigt, durch das Ticket-Center, Internetdienstleistungen und Gruppenreservierungen. "Alle Welt spricht von integrierten Prozessen und Effizienzsteigerungen der betrieblichen Abläufe", wirft Volker Nonn ein. "Wir sind hierfür im Hotelreservierungsbereich der richtige Ansprechpartner. Um die kommerzielle Abwicklung zu vereinfachen, kooperieren wir mit Kreditkartenanbietern und verschiedenen Datenbanken. Das Thema der Online-Recherche ist noch nicht soweit vorgedrungen, wie es unserer Ansicht nach möglich wäre. Erst Schritt für Schritt wagen sich viele Unternehmen auf das für sie unbekannte, gleichwohl viel versprechende Terrain. Wir bereiten den Weg."

"Als die Zahl der Übernachtungen 3.000 überschritt, haben wir uns
entschieden, die Verwaltung der Hotelkontingente in professionelle
Hände zu geben": Günter Faßbender ist Leiter des Messestandes
von MAN Nutzfahrzeuge AG. Zur Messe IM Nutzfahrzeuge in
Hannover 1996 wollte er der Existenz seiner Abteilung als
Nebenerwerbshotelier ein Ende setzen. Durch die Zusammenarbeit
mit der Avantel Hotel Reservierung GmbH seit 1996 konnte
Faßbender den durchschnittlichen Zimmerpreis um zehn Prozent
reduzieren. Dieser betrug zur letzten IM 2002 in Hannover 145
inkl. MwSt. "Ich habe viele Hotels aus unserem Portfolio
herausgeschmissen und bin einen Stern tiefer gegangen", berichtet, Faßbender.

Während der IM werden von seinem Unternehmen allein zehn bis
zwölf Hotels belegt. Die No-Show-Quote - also die Stornogebühren
für gebuchte Zimmer, die in letzter Minute nicht belegt wurden -
konnte er auf 2,63 % senken. Die No-Show-Rate konnte Ulrich
Börger, Leiter Messen und Event bei der Heidelberg
Druckmaschinen AG, sogar unter zwei Prozent bringen, seit er mit
Avantel zusammenarbeitet. Zur Drupa 2000 in Düsseldorf waren von
seiner Abteilung mehr als 15.000 Übernachtungen zu organisieren.
Bei anderen Veranstaltungen sind regelmäßig zwischen 120 und 300
Zimmer zu verwalten. Er verzeichnet zwar keine direkte
Kosteneinsparung beim Zimmereinkauf. "Aber wir hätten zusätzlich
Personal einstellen müssen", weiß er. Außerdem seien die Avantel-
Preise wettbewerbsfähig: "Unsere Niederlassung in Chicago konnte
uns auch kein günstigeres Zimmer besorgen."

Heidelberg war einer der ersten Kunden, die die Daten der
Hotelreservierungen unmittelbar auch für das
Standinformationssystem einsetzten. "Die Hotellisten sind mit
Sicherheit immer aktuell, jeder will ja sein Bett gesichert haben.
Damit haben wir nun auch am Messestand stets die neueste
Version", nennt der Standleiter die Vorteile. Das Avantel-Programm
ist mit der Software des Standinformationssystems eines anderen
Anbieters über eine Schnittstelle kompatibel. "Wir haben gemeinsam
das Programm in allen Einzelheiten auf ein Niveau gebracht, dass es
jetzt perfekt auf unsere Organisation passt", ist Börger zufrieden.
Besonders wichtig war ihm dabei, stets die Übersicht zu haben. Wir
wollen eine saubere Auf teilung, jederzeit den Planungsstand abrufen
können und wissen, ob dass Soll erfüllt ist, lauten seine
Anforderungen. Auch im Nachhinein sei ein lückenloser Nachweis
r aller Vorgänge nötig.

Auch Faßbender von MAN Nutzfahrzeuge arbeitet seit 2000 mit dem
Internetbasierten Programm des Zimmervermittlers. "Ich hatte am
Anfang furchtbar Bauchweh und befürchtete, dass wir nicht mehr
jeden Schritt nachvollziehen können", erinnert er sich. Inzwischen ist
das Programm über das Intranet von MAN Nutzfahrzeuge weltweit
verfügbar, die Projektleiter an den jeweiligen Standorten buchen von
ihrem Arbeitsplatz aus ihre Besuchskontingente ein.
"Als Verantwortlicher kontrolliert man den Buchungsstand immer wieder
unter neuen Gesichtspunkten: nach eventuellen Doppelbuchungen,
nach Namen, nach Orten, nach Unternehmensbereichen", so
Faßbender. Aus seiner Sicht hat das Programm noch Potenzial:
Irgendwann wird es auch Doppelbuchungen von selbst erkennen
können.